Rámcová smlouva o poskytování softwarových služeb

1. Objednatel:

se sídlem/místem podnikání: ,
IČ:

a

2. Poskytovatel:
obchodní společnost Sokordia, s.r.o. 
zapsaná v obch. rejstříku vedeném KS v Brně v oddíle C, vložce číslo 64409 
se sídlem: Antonínská 564/18, 602 00, Brno - Veveří 
IČ: 29190088, DIČ: CZ29190088
bankovní spojení: 4888311001/5500
jejíž jménem jedná Mgr. Martin Šárfy, jednatel 
dále jen „poskytovatel“  
společně také „smluvní strany“

uzavírají dle ustanovení § 1746 odst. 2 zák. č. 89/2012 Sb. Občanského zákoníku

1. Článek I. - Předmět smlouvy

1.1. Předmětem smlouvy je závazek poskytovatele poskytovat a udržovat softwarové služby Sokordia specifikované v dodatcích této smlouvy.

1.2. Není-li uvedeno jinak, jsou služby poskytovány formou webového rozhraní, přičemž uživatelé se do systému přihlašují pomocí přístupových účtů zřízených dle pokynů objednatele poskytovatelem.

1.3. Předmětem smlouvy je dále zajišťovaní potřebné podpory a rozvoje služeb, a to na základě objednávky vystavené objednatelem.

2. Článek II. - Povinnosti poskytovatele a objednatele

2.1. Poskytovatel se zavazuje, že bude služby poskytovat s náležitou odbornou péčí, v souladu se všemi platnými právním předpisy a nejnovějšími technickými poznatky v oboru.

2.2. V případě poruchy systému vzniklé na straně poskytovatele je poskytovatel povinen provést opravu nejpozději do 5 pracovních dnů v případě poruchy ode dne, kdy byl objednatelem o existenci závady informován.

2.3. Poskytovatel může být o existenci závady informován telefonicky nebo e-mailem. V případě telefonického upozornění je zapotřebí ještě dodatečné e-mailové potvrzení.

2.4. Poskytovatel nezaručuje dostupnost služby, dojde-li k následujícím skutečnostem:

• Výpadek internetového připojení u objednatele.
• Výpadek webových služeb třetích stran, využívaných pro provoz služeb Sokordia.
• Ukončení poskytování služby třetí stranou nebo taková významná změna pravidel přístupu ke službám třetí strany, které neumožňují provoz poskytovaných služeb.

2.6. Poskytovatel je dle ustanovení §7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. povinen umožnit objednateli odmítnout souhlas se zasíláním obchodních sdělení.

2.7. Smluvní strany souhlasí se zveřejněním loga a hrubé charakteristiky obchodní spolupráce v mezích ustanovení § 504 NOZ v rámci svých propagačních materiálů.

2.8. Poskytovatel se zavazuje po zapracovávat po upozornění objednatelem do poskytovaných služeb úpravy vyplývající z případných změn legislativy.

2.9. Objednatel je povinen používat službu v souladu s platnými předpisy, pokyny poskytovatele a dle požadavků a parametrů webových služeb třetích stran. Objednatel není oprávněn službu ani žádnou její část zpřístupňovat jakoukoliv formou třetím osobám.

3. Článek III. - Ochrana dat a informací

3.1. Veškeré datové soubory procházející technickými zařízeními poskytovatele jsou majetkem objednatele a údaje v nich obsažené podléhají povinnosti mlčenlivosti dle ve smyslu § 31 zákona č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti, ve znění pozdějších předpisů, případně ve smyslu § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Poskytovatel není oprávněn tyto soubory ani žádnou část z nich uchovávat, poskytnout jakékoliv třetí osobě a to ani státním institucím s výjimkou samotného odeslání dat třetím stranám dle povahy služby, v rozsahu definovaném v dodatku o softwarové službě. Jestliže poskytovatel poruší tuto povinnost, je povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 500 000,- Kč. Tím není dotčen nárok na náhradu vzniklé škody, přesahující výši smluvní pokuty.

3.2. Poskytovatel se zavazuje učinit a průběžně vyhodnocovat a aktualizovat veškerá technická a bezpečnostní opatření potřebná k tomu, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému vzdálenému přístupu třetích osob k veškerým datům objednatele uloženým na serveru, jakož i k jejich neoprávněné změně, zničení či přenosům.

3.3. Smluvní strany se zavazují, že během trvání smlouvy a dále během 2 (dvou) let po jejím ukončení uchovají v tajnosti veškeré další informace, než jsou upraveny v předchozích ustanoveních tohoto článku smlouvy, které získají po dobu trvání této smlouvy nebo její realizace, jakož i po jejím ukončení. Dále uchovají v tajnosti veškeré informace týkající se smluvních stran, které nejsou veřejně přístupné. V této souvislosti se smluvní strany zavazují zavázat k utajování informací veškeré své zaměstnance nebo osoby, které jsou pověřeny dílčími úkoly v souvislosti s plněním povinností dle této smlouvy.

4. Článek IV. - Zpracovávání a ochrana osobních údajů (GDPR)

4.1. Poskytovatel se zavazuje přijmout všechna bezpečnostní, technická, organizační a jiná opatření požadovaná v čl. 32 Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 (dále Nařízení), přitom přihlédne ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze zpracování, rozsahu zpracování, kontextu zpracování a účelům zpracování osobních údajů předaných objednatelem i k různě pravděpodobným a různě závažným rizikům pro práva a svobody fyzických osob. Nebude-li poskytovatel z jakýchkoli důvodů moci zajistit dodržování zákonných povinností či pokyny objednatele, zavazuje se o tom objednatele neprodleně informovat.

4.2. Poskytovatel nezapojí do zpracování žádné další osoby bez předchozího souhlasu objednatele.

4.3. Poskytovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů objednatele (včetně předání údajů do třetích zemí a mezinárodním organizacím) a po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Výjimkou jsou pouze případy, kdy jsou určité povinnosti poskytovateli uloženy přímo právním předpisem. Poskytovatel se dále zavazuje nesdružovat osobní údaje, které byly získány k rozdílným účelům.

4.4. Poskytovatel zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti. Poskytovatel se zavazuje proškolovat své zaměstnance a další případné zástupce, kteří zpracovávají osobní údaje, o jejich povinnosti (trvající i po skončení zaměstnání nebo příslušných prací) zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

4.5. Poskytovatel bude objednateli bez zbytečného odkladu nápomocen při plnění povinností správcovských povinností objednatele, zejména povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů, povinnosti ohlašovat případy porušení zabezpečení osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů dle čl. 33 Nařízení, povinnosti oznamovat případy porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů dle čl. 34 Nařízení, povinnosti posoudit vliv na ochranu osobních údajů dle čl. 35 Nařízení a povinnosti provádět předchozí konzultace dle čl. 36 Nařízení, a že za tímto účelem poskytovatel zajistí nebo přijme vhodná technická a organizační opatření, o kterých ihned informuje objednatele.

4.6. Poskytovatel se zavazuje neprodleně oznamovat objednateli veškeré případy náhodného nebo neoprávněného přístupu k osobním údajům.

4.7. Poskytovatel po ukončení poskytování služeb spojených se zpracováním osobních údajů na žádost a dle potřeb objednatele všechny tyto osobní údaje vymaže, anebo je vrátí objednateli a vymaže existující kopie.

4.8. Poskytovatel poskytne objednateli veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené objednateli právními předpisy. Poskytovatel dále umožní audity či inspekce prováděné objednatelem nebo jiným auditorem, kterého objednatel pověří.

4.9. Poskytovatel poskytne bez zbytečného odkladu nebo ve lhůtě, kterou stanoví objednatel, součinnost potřebnou pro plnění zákonných povinností objednatele spojených s ochranou osobních údajů a jejich zpracováním.

5. Článek V. - Kvalifikovaný elektronický certifikát

5.1 Objednatel poskytovateli za účelem podepisování údajů může dle povahy služby poskytovat svůj kvalifikovaný elektronický certifikát, vydaný v souladu s požadavky zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.

5.2 Poskytovatel se zavazuje kvalifikovaný elektronický certifikát využívat pouze v souladu a v rozsahu se specifikací jednotlivých služeb a zajistit jeho ochranu před možným zneužitím, jak ze strany zaměstnanců, tak třetích osob. Jestliže poskytovatel poruší tuto povinnost, je povinen zaplatit objednateli smluvní pokutu ve výši 500 000,- Kč. Tím není dotčen nárok na náhradu vzniklé škody, přesahující výši smluvní pokuty.

6. Článek VI. – Odměna

6.1. Cena za poskytování jednotlivých softwarových služeb je specifikovaná v dodatcích ke smlouvě dle článku 1.1.

6.2. Není-li uvedeno jinak, objednatel má povinnost hradit cenu předem před vlastním užíváním služby na bankovní účet poskytovatele uvedený v záhlaví smlouvy pod variabilním symbolem shodným s IČ objednatele, a to ve výši v jaké uzná objednatel za vhodné, vždy však tak, aby platba plně pokryla celou cenu požadované služby.

6.3. Poskytovatel má povinnost objednateli vystavit daňový doklad nejpozději do 2 měsíců od obdržení zálohy na užívání služby, a to v elektronické podobě ve formátu PDF zajištěné proti možnosti pozměnění (el. certifikátem, heslem apod). Objednatel souhlasí s vystavením daňového dokladu v elektronické podobě, jeho předáním, zpřístupněním i uchováním v této formě. Nebude-li daňový doklad obsahovat veškeré údaje vyžadované platnými právními předpisy, je objednatel oprávněn vrátit jej ve lhůtě 5 (slovy: pěti) dnů od jeho obdržení poskytovateli s uvedením chybějících náležitostí. V takovém případě se přeruší doba splatnosti a nová lhůta splatnosti počne běžet doručením opravené faktury objednateli.

6.3. V případě objednání individuálních služeb je cena případného dalšího rozvoje systému trvalého charakteru na základě objednávky objednatele:

• Implementace: 849,- Kč (slovy: osmsetčtyřicetdevět korun českých) za hodinu dle počtu skutečně vykázaných hodin.
• Údržbový poplatek za rozšíření systému: 5 % z ceny implementace měsíčně.
• Jiné vícepráce na základě objednávky objednatele: 849,- Kč (slovy: osmsetčtyřicetdevět korun českých) za hodinu.

6.4. V případě objednání individuálních služeb se cena případného výjezdu do provozovny/sídla objednatele z důvodu na straně objednatele sjednává na 2.000,- Kč.

6.5. V případě prodlení s platbou je objednatel povinen uhradit poskytovateli každý den prodlení smluvní pokutu ve výši 0,05 % z dlužné částky. Tím není dotčen nárok poskytovatele na náhradu vzniklé škody.

6.6. Veškeré ceny jsou uvedeny bez DPH.

7. Článek VII. - Zprovoznění služby, odpovědnost za vady

7.1. Poskytovatel se zavazuje zprovoznit službu v součinnosti s objednatelem nejpozději do 5 dnů od uzavření této smlouvy. Bude-li poskytovatel v prodlení se zprovozněním služby déle než 5 dnů, má objednatel právo od této smlouvy odstoupit. Zákonné možnosti odstoupení od smlouvy tím nejsou dotčeny.

7.2. Zprovozněním služby se rozumí zejména nastavení počátečních parametrů, zřízení a předání objednateli údajů pro přístup do webového rozhraní služby a proškolení odpovědných osob objednatele v používání služby formou telefonické asistence.

7.3. Součástí dodávky služby je srozumitelná uživatelská a případně provozní dokumentace.

7.4. Objednatel se tímto vzdává vůči dodavateli náhrady škody, která mu v budoucnu vznikne v důsledku porušení povinností dodavatele vyplývajících z této smlouvy, a to ve výši překračující částku úplaty uhrazené dodavateli dle této smlouvy, s výjimkou škody způsobené úmyslně.

7.5. Za věcnou správnost využívání služeb, zpracovávaných údajů či dokumentů odpovídá objednatel.

8. Článek VIII. - Trvání a ukončení smlouvy

8.1. Tato smlouva se uzavírá na dobu neurčitou a počíná běžet ode dne podpisu smluvními stranami.

8.2. Smlouva může být ukončena dohodou nebo na základě písemné výpovědi smluvní strany, přičemž výpovědní lhůta činí 1 měsíc a počíná prvním dnem měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně.

8.3 Výpovědní podmínky dle odstavce 8.2. se vztahují i na jednotlivé dodatky, není-li v nich stanoveno jinak.

8.4 Platnost dodatků pro jednotlivé služby se automaticky ukončuje ke dni, kdy končí objektivní podmínky umožňující provoz služby, zejména když služba nemůže být dále poskytována z důvodů na třetí straně, případně změna legislativy další užívání neumožňuje.

9. Článek IX. - Závěrečná ustanovení

9.1. Změny nebo doplnění této smlouvy, včetně jejích příloh vyžadují formu písemného nebo elektronického dodatku, podepsaného oběma smluvními stranami.

9.2. Dodatky ve smyslu článku 1.1 této smlouvy, specifikující softwarové služby, mohou mít formu prosté elektronické zprávy.

9.3. Tato smlouva a právní vztahy z ní vyplývající se řídí právním řádem České republiky.

9.4. Tato smlouva byla sepsána ve dvou vyhotoveních, každé s platností originálu, z nichž každá ze smluvních stran obdrží po jednom vyhotovení.

9.5. Tato smlouva nabývá účinnosti podpisem smluvních stran.

9.6. Strany s touto smlouvou souhlasí a na důkaz toho připojují své podpisy.

V Praze, dne 27. prosinec 2024.

Dodatek ke smlouvě o poskytování softwarových služeb – služba Sokordia Případ

1. Objednatel:

se sídlem/místem podnikání: ,
IČ: ,

a

2. Poskytovatel:
obchodní společnost Sokordia, s.r.o. 
zapsaná v obch. rejstříku vedeném KS v Brně v oddíle C, vložce číslo 64409 
se sídlem: Antonínská 564/18, 602 00, Brno - Veveří 
IČ: 29190088, DIČ: CZ29190088
jejíž jménem jedná Mgr. Martin Šárfy, jednatel 
dále jen „poskytovatel“  
společně také „smluvní strany“

uzavírají dle ustanovení § 1746 odst. 2 zák. č. 89/2012 Sb. Občanského zákoníku

1. Článek I. - Předmět smlouvy

1.1. Služba definovaná v tomto dodatku rozšiřuje stávající funkcionalitu systému Sokordia.

1.2. Předmětem smlouvy je závazek poskytovatele poskytovat a udržovat službu "iSpis Případ“ - webovou aplikaci pro evidenci advokátních spisů.

1.3. Služba "iSpis Případ" je specifikována v technické dokumentaci uvedené ve webové prezentaci služby.

1.4. Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu nutném pro zpracování agendy správy pohledávek, advokátního spisu, či obdobného informačního systému. Účelem zpracovaní osobních údajů je zajištění údržby IT systému objednatele.

1.5. Zprovozněním služby se rozumí:

• 1. Instalace služby, nastavení počátečních parametrů.
• 2. Zřízení uživatelských účtů a předání údajů objednateli pro přístup do webového rozhraní služby.
• 3. Počáteční zabezpečené vložení potřebných přístupových údajů k přístupu k rejstříkům (je-li potřeba).
• 4. Předvedení spuštění a proškolení v používání služby (např. formou elektronického manuálu či video-průvodce).

2. Článek II. – Odměna

2.1. Cena služby je určena dle zvolené varianty produktu a je uvedená ve webové prezentaci služby.

2.3. Cena je účtována vždy jednou ročně na základě vyúčtování od poskytovatele.

3. Článek III. – Odpovědnost za vady

3.2. Za porušení funkcionality služby vzniklé nedodržením povinnosti poskytovatele dle tohoto dodatku (např. ztráta data), má objednatel nárok na úhradu smluvní pokuty ve výši 5.000,- Kč za každý případ poškození či ztráty dat u jednotlivého objednatele.

4. Článek IV. - Trvání a ukončení

5. Článek V. - Závěrečná ustanovení

5.1. Účinnost tohoto dodatku nabývá dnem podpisu oběma smluvními stranami.

V Praze, dne 27. prosinec 2024.